نکاتی برای ارسال ایمیل اداری

نکاتی برای ارسال ایمیل اداری
خرداد ۱۲, ۱۳۹۸ No Comments تازه ترین ها زهرا ابراهیمی

ایمیل یکی از  وسایل ارتباطی اصلی در میان مردم است. ایمیل به علت اینکه در مقایسه با هر وسیله ارتباطی دیگر سریع‌تر است، به یک رسانه ارتباطی تبدیل‌شده است، اما هنوز بسیاری از افرادی هستند که ایمیل اداری برای یک هدف رسمی آماده می‌کنند اما برای آن پاسخی دریافت نمی‌کنند.

نکاتی برای ارسال ایمیل اداری

ایمیل به‌ویژه برای اهداف رسمی، تبدیل به وسیله ضروری ارتباط شده است. ایمیل اغلب توسط دانشجویان، محققان پژوهشی، تازه فارغ‌التحصیلان ، و غیره بسیار مورداستفاده قرار می‌گیرد. در بیشتر ایمیل‌ها اشکالات و اشتباهاتی به چشم می‌خورد.  سایت تفکر خلاق در این مقاله به خوانندگان کمک می‌کند که  برای اولین بار یک ایمیل اداری بی‌نقص  را تنظیم و ارسال کنند. در ادامه نکاتی ارائه‌شده است که به شما کمک خواهد کرد که  با ارسال ایمیل اداری، پاسخی از گیرندگان ایمیل دریافت کنید.

نکاتی برای ارسال ایمیل اداری

فرستنده-گیرنده:

قبل از ارسال ایمیل، باید  شناخت کلی از گیرنده داشته باشید. درواقع درک شخصیت و موقعیت فرد، گام اولیه برای ارسال یک ایمیل اداری است و متن باید بر اساس شخصیت فرد موردنظر تنظیم‌شده باشد و کاملاً شبیه به نوشتن نامه است. در نامه‌نگاری هم ما دو نوع نامه مختلف رسمی و غیررسمی داریم.
بااین‌حال امروزه بسیاری از ایمیل‌های ارسال‌شده به شکل رسمی هستند، زیرا دوستان و همکاران ارتباط از طریق برنامه‌های پیام‌رسان را ترجیح می‌دهند. بسیاری از ایمیل‌ها به دلیل حجم بالا یا بدون پاسخ می‌مانند و یا حذف می‌گردند.

چه زمانی  با ‘CC’، ‘BCC’ایمیل را ارسال کنیم؟

ارسال عادی برای کسی که شما به‌طور مستقیم ایمیل را برایش می‌نویسید.

CC:

کپی کاربنی است و ارسال برای کسی است که شما می‌خواهید در جریان این ایمیل قرار گیرد و کسی غیر از مخاطب اصلی شماست.

BCC :

کپی کاربنی مخفی است و  ارسال برای کسی است که شما می‌خواهید در جریان این ایمیل قرار گیرد ولی نام او را گیرنده ایمیل و CC ندانند و درواقع آدرس ایمیل او مخفی بماند. تنها خواهش از کاربران این است که مفاهیم را به‌درستی درک کنند تا بتوانند به بهترین شکل از امکانات این وسیله ارتباطی استفاده کنند.

نکاتی برای ارسال ایمیل اداری -ارسال ایمیل با

موضوع ایمیل اداری:

نوشتن موضوع در ایمیل یک مرحله بسیار مهم است. موضوع ایمیل باید یک درک درست از کلیت متن شما به خواننده بدهد. اغلب افراد فراموش می‌کنند که موضوع ایمیل را بنویسند. ایمیل بدون موضوع مانند انسان بدون سر است.
تقریباً بسیاری از خوانندگان این نامه‌ها را به سطل زباله ایمیلشان منتقل میکنند. علاوه بر این، موضوع باید حداکثر ۴-۵ کلمه باشد. موضوع ایمیل درواقع کلیدواژه‌ای از متن ارسالی است. لطفاً کلمات زیادی را در «موضوع» به کار نبرید. موضوع شما باید کوتاه و ساده باشد.

بدنه ایمیل اداری:

بدنه ایمیل، جایی است که شما به‌راحتی می‌توانید آن را اداره کنید. در ادامه نکاتی ذکر می‌شود که به شما برای نوشتن یک ایمیل عالی کمک خواهد کرد.

• سلام و درود و شروع نامه ،کاربران معمولاً در شروع نوشتن ایمیل دچار سردرگمی می‌شود. اگر نام شخص را می‌دانید یا اگر این فرد را می‌شناسید، می‌توانید به‌طور مستقیم از نام شخص با  پیشوندهایی مانند سلام، عزیزم استفاده کنید. اگر احساس می‌کنید، باید به آن شخص احترام بیشتری بگذارید، به شخصی که به آن پست می‌کنید، می‌توانید خانم یا آقا به اسمشان اضافه کنید و برای رعایت کامل احترام می‌توانید از جناب آقا و سرکار خانم استفاده کنید .

• اگر برای اولین بار است که با گیرنده ارتباط برقرار می‌کنید، مقدمه‌ای کوتاه درباره خودتان برای او ارسال کنید. نام شما در شناسه ایمیل مشخص است و شما می‌توانید آن را در امضا اضافه کنید، سعی کنید از آوردن نام خود در مقدمه اجتناب کنید. برای معرفی خود ۱ یا ۲ خط در نظر بگیرید.

• یک زمینه‌سازی کوتاه از دلیل ارسال ایمیل برای گیرنده ایجاد کنید. شما می‌توانید دلیل و تمام جزئیات را بنویسید و برای گیرنده موضوع را توضیح دهید.این بخش از ایمیل می‌تواند ۲-۵ خط باشد. لطفاً از کلمات بلند، پیچیده و خط کشیدن در ایمیل خود اجتناب کنید.

• نیاز خود را برای گیرنده توضیح دهید. درواقع در این بخش از ایمیل، گیرنده باید متوجه شود که شما دقیقاً دنبال چه چیزی هستید و از او چه درخواستی دارید. هرقدر درخواست شما  روشن تر باشد، پاسخ مناسب‌تری دریافت خواهید کرد.

• تشکرات. این جایی است که می‌توانید قدردانی خود را نشان دهید و از کسی که ایمیل شما را خوانده تشکر کنید. اگر در ادای یک جمله شک دارید و نمی‌دانید از چه چیزی برای تشکر استفاده کنید. “با تشکر از شما” یک گزینه عالی است.

نکاتی برای ارسال  ایمیل اداری -بدنه ایمیل

قرار دادن امضا در ایمیل اداری:

این جایی است که می‌توانید اطلاعات شخصی خود را ارائه دهید. داشتن امضا در فرمت‌های زیر، جالب خواهد بود.
• نام کامل کارمند
• تعیین نام شرکت
• شماره تماس (اختیاری)
• شناسه ایمیل جایگزین
• آدرس دفتر
• لینک سایت شبکه اجتماعی (ترجیحاً LinkedIn)

ارسال پیوست‌های مربوط به متن

از هر ۱۰۰نفر حداقل ۵۰-۷۰ نفر اضافه کردن ضمیمه را در ایمیلشان فراموش می‌کنند و ممکن است در موضوع پست نقل‌شده باشد. گرچه Gmail امکانات لازم را برای این کار در اختیار کاربر قرار می‌دهد، برخی از سرویس‌های خدمات رسمی این امکانات را ندارند.
هرگز فایل‌هایی با فرمت .exe را در پست الکترونیکی به‌عنوان ضمیمه ارسال نکنید، مگر آنکه واقعاً موردنیاز باشد و راه دیگری برای ارسال فایل موردنظر در فرمت دیگر نداشته باشید، زیرا فایلهای exe. اغلب توسط فیلترهای اسپم به‌عنوان ویروس شناخته می‌شوند، بنابراین ایمیل ارسالی مسدود می‌شوند. توصیه می‌شود قبل از نوشتن ایمیل، پیوست را آپلود کنید، زیرا به دلیل فراموش‌کاری، بعد از تنظیم متن کامل نامه، احتمالاً بدون پیوست ایمیل را ارسال می‌کنید.

نکاتی برای ارسال  ایمیل اداری  -ارسال پیوست‌

پاسخ خودکار و پاسخ کوتاه:

اکثر سرویس‌های ایمیل دارای گزینه ارسال پاسخ خودکار به ایمیل است. گزینه پاسخ خودکار برای کمک به دریافت‌کننده ایمیل در شرایط اضطراری معرفی‌شده است، به‌ویژه هنگامی که فرد موردنظر قادر به چک کردن و پاسخ به موقع تمامی ایمیل‌های دریافتی نیست.

اغلب مردم این گزینه را اشتباه درک می‌کنند و به‌طور خودکار بدون هیچ اطلاعات مناسب پاسخ می‌دهند. اگر شما به‌طور منظم (یک‌بار در یک یا هر دو روز) ایمیل خود را بررسی می‌کنید، بهتر است از پاسخ خودکار استفاده نکنید.

Gmail پاسخ فوری برای سرویس ایمیل ارائه کرده است. باید در استفاده از این سرویس بسیار مراقب باشید، زیرا اغلب اوقات بسیار کوتاه است و معنای موردنیاز را نمی‌دهد. بر اساس ماهیت فردی که ایمیل ارسال کرده است، می‌توان از پاسخ کوتاه استفاده کرد.

این‌ها بعضی از نکات است که باید در هنگام تهیه پیش‌نویس ایمیل به خاطر داشته باشید. باید بدانید که چرا یک متن ساده نمی‌تواند منظور شما را برساند و درنهایت بی‌جواب می‌ماند. امیدواریم این مقاله برای تهیه یک ایمیل اداری بدون اشکال و صحیح مورداستفاده شما قرا بگیرد.

Tags
درباره نویسنده

Leave a reply

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *